MITEN HURMAAT KUULIJASI?

Kaikki haluavat päästä samalle aaltopituudelle yleisönsä kanssa. Paras tapa saada yhteys kuulijaan on inspiroida ja olla tilanteessa läsnä koko sydämellään.

Tärkein mantra tällä hetkellä on SISÄLTÖ ja mieluusti tietysti hyvä sellainen. Siitä yleisö on kiinnostunut! Toki erityinen esiintyjäkin voi olla mielenkiinnon ykköskohde, mutta harva meistä on niin suuri stara, että joku haluaa kuulla juuri meitä.

Näin lomakauden lopulla ja tulevan syksyn omia esiintymisiäni silmällä pitäen listasin muutamia ajatuksia siitä, kuinka yleisön saa puolelleen.

1. Älä tee erityistä itsestäsi, vaan esimerkiksi prosessista. Anna esimerkkejä.
Jos korostaisin koulutuksissa ja luennoilla sitä, kuinka hyvin tunnen sosiaalista mediaa ja sen käyttömahdollisuuksia, kuulijat pitäisivät minua itsekeskeisenä egoistina. Kun kerron sen sijaan, miten minulla on ollut hyvät sparraajat ja verkostot, joilta olen oppinut paljon, nousee esiin oppimispolkuni ja kuulijani voivat ottaa sen itselleen vinkkinä sen lisäksi, mitä kerron heille sosiaalisen median kiemuroista.

2. Voitko tehdä yleisöstäsi sankarin?
Esiintymistilanteissa kyse ei ole vain sinusta. Älä tunge liikaa informaatiota yhteen esitykseen. Kerro muutama olennainen asia, älä koko tarinaa pikkuisia yksityiskohtia myöten. Kuulijat/katsojat peilaavat itseään puhujaan. Jos puhut hermostuneesti ja poikkeat koko ajan tarinan pääpolulta, tekee yleisö samoin. Liian usein puhujat eivät myöskään näytä tunteitaan ja innostustaan, vaikka olisivat intohimoisia asian suhteen. Jos kuulija tuntee innostuksen, se tarttuu myös häneen. Samalla sanoma ja haluttu viesti välittyvät helpommin. Sisältösi on kerrottu juuri heille!

3. Mokaaminen on OK.
On hyvä muistaa, että vaikka kesken esitystä tuntuisi, että "nyt mokasin", ei ole myöhäistä pelastaa tilannetta aina siihen asti, kunnes esitys on kokonaan ohi. Vedä syvään henkeä, keskity ja ole läsnä yleisöllesi ja yritä miettiä, miten voit tehdä juuri tästä esityksestä heille vielä paremman kokemuksen.

Kohdasta kolme tulee mieleeni viime keväinen Kriisiviestinnän tehopäivä -koulutus, jossa kesken kaiken tullut palohälytys oli kaataa koko esitykseni ja vei kuulijoiden huomion. Koska aiheena oli sopivasti kriisit, nappasin läppärin kainaloon ja jatkoin omaa esitystäni pihalla. Hieman hankalaa se oli, kun paloauton ujellus häiritsi omaa puhetta. Toisaalta tilanteeseen piti sopeutua ja siihen pystyi osittain myös tarttumaan, sillä kriisiviestinnän tilanteissa moni asia tulee yllätyksenä. Olen tätä esiintymiskokemustani kertonut monille, sillä se oli myös itselle opettavainen hetki. Tartu tilanteeseen ja mieti, voitko kääntää sen eduksesi. Luulenpa, että myös yleisö muistaa hetken hyvin - ei valitettavasti ehkä kaikkea asiasisältöä esityksestäni, mutta ehkä se ei ole aina kriittistä. Ja koska esitysaineistot joka tapauksessa (niin tässäkin) päätyvät jälkikäteen kuulijoille, on tunne aina mukana, kun he katsovat esityksen slideina uudelleen.

Vieressä koulutukseen osallistuneen (kiitos @merjalindroos) ottama kuva. Se löytyy  alkuperäisenä hänen Twitteristään (hästägillä #tehokriisi) sekä nyttemmin myös Pinterestistäni. 

Merjan "kuvateksti": #tehokriisi kurssilla tuli juuri palohälytys. Kylmäpäiset opettajat jatkavat koulutusta pihalla.

VINKKEJÄ LOMANVIETTOON VALMISTAUTUVILLE TYÖMYYRILLE

Kesäkuu ja loma monella mielessä. Työterveyslaitos on laittanut nettisivuilleen vinkkejä lomanviettoon valmistautuville. Kurkkasin ja aion soveltaa niitä sopivasti itselleni.

Perinteisin kesälomakuukausi Suomessa on heinäkuu. Siihen sopeudun tyytyväisenä tällä kertaa myös itse, sillä kun asiakkaani kerran ovat lomilla, niin hyvällä syyllä minäkin. Ennen palkkatyöläisenä ja esimiehenä tämä ei ollut ihan näin helppoa. Tiimin kanssa oli sovittava, kuka voi/saa olla lomapäivillä milloinkin. Aika monesti joustin omissa lomissani. Sama pätee toki nytkin, mutta asiakkaiden kanssa tämä tuntuu silti olevan helpommin järjestettävissä. Aika mahtavaa!

Joka tapauksessa ennen lomailua on itse kunkin hyvä ajatella omaa paineensietokykyään ja valmiuttaan henkiseen irtiottoon. Ei ole hyväksi, jos lomalla on pakko miettiä kesken jääneitä tehtäviä tai millainen pino "must-do-now" -töitä odottaa heti palatessa.

Työterveyslaitoksen mukaan seuraavat asiat olisi syytä ottaa haltuun ennen lomalle jäämistä. Nämä pätevät soveltaen kenelle tahansa:

1. Valitse, mitkä työt teet valmiiksi. Jos tarpeen, neuvottele valinnasta esimiehen kanssa. Hyväksy se, että aina ei ole mahdollista saada kaikkea valmiiksi. (Ok, katson peiliin. Lupa annettu ja saatu! #hymynaama)

2. Kokoa lista kesken jäävistä työtehtävistä. Päätä 1-2 asiaa, joihin tartut heti palattuasi. Näin tekemättömät työt eivät rasita lomalla. Jätä lista työpöydälle odottamaan ja unohda sen sisältö loman ajaksi. (Oho, tämä "unohtaminen" ei kyllä tosiaankaan ole helppo rasti! #yritetään)

3. Sovi työpaikalla, millainen äärimmäinen tilanne vaatii sähköposti- tai puhelinyhteyttä kesken loman. (Katson taas peiliin. No worries, asiakkaan tilanne on aina äärimmäinen. Olen tavoitettavissa, paitsi perhelomalla Espanjan hiekkarannoilla heinäkuun alussa #olentosissani.)

4. Varmista lomarauha. Laita sähköpostiin lomavastaaja ja puhelin kiinni. Jos työasiat tulevat loman alkupäivinä mieleen, voit kirjata ajatuksesi ylös, mutta siirry sitten muiden asioiden pariin. (Jaa-a. Sähköpostin voi hoitaa lomaviestillä, mutta puhelimen kiinni pistäminen ei kyllä onnistu, koska henkilökohtainen ja työelämä nivoutuvat samaan kapulaan. Some-maailma on unohtunut TTL:ltä tässä. Yritän luvata, että yritän olla päivittämättä duunijuttuja siellä).

Työterveyslaitoksen mukaan etukäteen kannattaa myös miettiä, mitä lomaltaan haluaa. Vanha viisaushan on, että sopivan väljästi suunniteltu ohjelma antaa ryhtiä, mutta ei sido liikaa. Kiinnostava matka, toisenlainen puuhaaminen, odotettu vierailu tai virkistävä tapahtuma vie ajatuksen pois työstä. 

Ai niin, ja jos ohjelmaa on liikaa, sen noudattaminen alkaa itsessään käydä työstä. Vältetään tätä!

Kurkkaa TTL:n sivuilta vinkkilista tarkemmin.

AHKERUUS ON ILOMME, TUBLABUUKATTU KALENTERI EI

Osuipa silmiini Kauppalehti.fi:ssä juttu "Täyteen ahdettu kalenteri ei ole tehokkuuden mittari". Mikään uusi totuushan tämä ei ole, mutta hyvä, että aihe nousee esiin aika ajoin.

Täyteen ahdettu kalenteri ei ole ylpeyden aihe, eikä tehokkuuden mittari. Näin sanoo ”hyvinvoinnin suurlähettilääksikin” nimitetty Matti Heikkilä Kauppalehden jutussa.

No ei toden totta olekaan. Päin vastoin, sanon minä. Muistan hyvin palkkatyöläisenä, miten kalenteri täyttyi kokouksista ja palaverivarauksista maanantaiaamusta perjantai-iltapäivään. Siellä täällä oli harvoja "vapaa-aikoja", jolloin olisi voinut yrittää tehdä töitä. Nimenomaan! Niitä rutiini- ja esimiestöitä, jotka omaan työtehtävään ja -rooliin kuului, mutta joita sitten pakerrettiin iltasella tai aikaisin aamulla aikoina, joita ei merkitty kalenteriin. Ihan huippua ehkä oli se, että  oma lounashetkikin piti alkaa merkitä kalenteriin erikseen, jotta sai pienen hetken itselleen ja syömiseen. Parasta tietysti, että työpaikkani oli ravintolapalveluita tarjoava yritys :D

Nykyisessä elämässäni yrittäjänä kalenteri täytyy sen mukaisesti, kuinka ahkera olen myymään osaamistani ja sitä myöten täyttämään kalenteriani erilaisilla projekteilla ja asiakascaseillä. Käytössäni on perinteinen, "vanhanajan" kalenterikirja, johon omin pikku kätösin merkitsen erilaiset menot. Iso ero entiseen on, että tässä kalenterissa päivät eivät täyty merkinnöillä "mitä tänään pitää tehdä". Pystyn treenaamaan ja ylläpitämään muistiani ja työnkuvaani ulkomuistista. Projektien tai sovittujen työluovutusten deadlinet toki kalenteriin merkitsen.

Kauppalehden jutussa haastateltu Heikkilä toteaa: ”Ihmisellä, jonka kalenteri on täyteen ahdettu palavereita, ei ole syytä ylpeyteen”. Hänen mukaansa tällainen kalenteri kertoo pikemminkin tehottomuudesta ja arjen hallinnan vaikeuksista, ei tehokkuudesta.

Aina syy ei kyllä ole kalenterin omistajassa. Työyhteisöissä aika moni muukin pääsee tekemään varauksia ko. henkilön päivän tunneista. Hallitse siinä sitten omaa arkeasi. Eikä tehokkuus pääse oikeuksiinsa, kun edellisestä kalenterivarauksesta (=kokouksesta) vapauduttuaan juoksee jo seuraavaan. Jossain välissä on pakko alkaa tehdä "haamumerkintöjä" omaan kalenteriin, että on edes jokin ote omaan päivän kulkuun.

Bongailin Pinterestistä monia hienoja kuvia, jotka viittaavaat aikaan tai kelloon. Oheinen kuvastaa eleettömästi nykymaailman menoa: pyörä pyörii, yritä pysyä mukana, ajankulku ei odota.

Mitä itse tuumit? Ahdistaako täysi kalenteri, vai osaatko hallita ajankäyttöäsi. Vinkkejä otetaan vastaan.

Lue vielä viittaamani juttu Kauppalehden verkkosivuilta.

MIKSI PITÄISI UUDISTUA?

Älä jää tuleen makamaan! Eteenpäin eläväisen mieli! Vain uudistuva yritys voi pitkällä tähtäimellä olla kannattava! Pienellä ihmisellä saati yksityisellä yrittäjällä menee helposti vähemmästäkin pää pyörälle. Uudistuminen on kuitenkin paikallaan aika ajoin itse kullekin. Se voi olla myös askel lähemmäs unelmia.

Muutoshakuisuus ja uudistuminen ovat aina ajankohtainen aihe. Näin keväällä moni hakee muutosta ulkonäköönsä ja katseiden kestävään kesä- & uimapukukroppaan. Keinoja uudistukseen on tarjolla niin liikunnan kuin ruokavalion keinoin. 

Yrittäjä puolestaan työstää uudistumista usein välttämättömänä pakkona. Asiakas vaatii kesäkroppaa jatkuvasti. 

Itse uskon uusiutumiseen. Se ei ole vain pakkopullaa, vaan arkista uudistumista ja systemaattista sitoutumista siihen, että tekee asiat paremmin kerta kerralta, joka päivä. Toisinaan tarvitaan ehkä myös tiikerinloikkia johonkin ihan uuteen, koska ne nopeuttavat edistymistä valitulla liiketoiminta-alueella.

Oma tiikerinloikkani tänä keväänä on ollut siirtyminen kotitoimistosta kodin ulkopuolelle: ensin helmikuussa "pöytävuokralaiseksi" toisen yrittäjä tiloihin ja nyt huhti-/toukokuulta ihan omien toimistoseinien sisäpuolelle.

Miksi näin? 

Siksi, että tahdon antaa asiakkaalleni enemmän - mutta myös itselleni. Listaankin tässä muutaman konkreettisen lopputuleman, jonka toimistouudistuksella voi saavuttaa ja jota itse tavoittelin:

1) On helpompi tavata asiakkaita omissa, varta vasten työntekoa ja tapaamisia varten muokatuissa tiloissa kuin a) kotona keittiönpöydän äärellä tai b) eri kahviloissa.

2) On helpompi hallita työaikojaan, kun koneen voi jättää toimistolle, eikä se ole koko ajan käden ulottuvilla. Koti on vapaa-aikaa ja toimisto on työaikaa.

3) On helpompi luoda kokonaisvaltaista yritysbrändiä, kun toimiston ilmeen ja toiminnot voi suunnitella vastaamaan liiketoiminnan ja työhyvinvoinnin tarpeita.


Sitä paitsi toimistohankinnalla sain tuulettaa myös luovuuttani, mikä oli tässä projektissa ehkä kaikkein parasta. Työhuone on nyt valmiina ja "kokousmaailma" valmistuu kesän aikana.

Oletko muuten käynyt Scribon kotisivuilla? Kuulen mielelläni, miten välittyy fiilis niiden ja "Beach Houseni" välillä. 

Tunnelma tehdä töitä on ainakin erinomainen!

5 ASIAA, JOTKA POMOSI/ASIAKKAASI HALUAA KUULLA

Kukapa ei haluaisi saada pomonsa –  tai vielä paremmin asiakkaansa – erityistä huomiota ja arvostusta itselleen. Kaikenmoisia strategioita on, mutta yksinkertainen on kaunista tässäkin. Tuo esiin mitä osaat ja ota vastuuta. Siitä tykkää niin pomo kuin asiakas.

Pyhien aikaan on mukava surffailla sosiaalisessa mediassa ihan rauhassa. Ehtii klikkailla linkkejä ja syventyä verkostonsa jakamiin vinkkeihin kunnolla. Twitter-kontaktini @LollyDaskalin ylöskirjaama ja työntekijän näkökulmasta hahmoteltu 5 kohdan ”tuon-esiin-mitä-minä-osaan” -listaus saa pomon kuin pomon myhäilemään. Näin yksityisyrittäjän nimissä sanoisin, että saman voi kääntää vastaamaan palveluntarjoajan ja asiakkaan välistä vuorovaikutusta. Jos luet siis seuraavaa muistilistaa yrittäjänä, vaihda vain pomon tilalle sana asiakas. Toimii. 

1. ”I have a solution.”
Bosses hear lots of problems all day, and they're usually the ones who have to come up with all the solutions. The next time there's an issue that you need to bring to your boss's attention, come prepared with a solution in hand. Whether it's implemented or not, finding a solution on your own shows initiative, thoughtful engagement, and creativity.

2. "I took care of it."

Kuva löytyy Pinterestistäni

When you make a mistake--and we all do make mistakes, even the best of us--find a way to come to your boss and say, I made a mistake and I took care of it. If possible, also share what you're doing to prevent it from happening again. That way what's most memorable is not the mistake, but rather your responsibility and accountability.

3. "I'll do it."
Especially when you're already in a high-pressure position, nobody wants to take on more responsibility. But if you look at it from a different perspective, it's really an opportunity to show your boss that you're proactive, willing to pitch in, a team player, and reliable--establishing you as a natural "go-to" person. Sure, it's a little extra work, but the payoff is huge.

4. "I can help."
Offering to help a colleague who's stuck, overburdened, or unexpectedly called away shows interest and a willingness to do more. It also demonstrates your focus on the big picture rather than your own role, and it casts you as an agent of camaraderie and collaboration.

5. "I have an idea."
It's great for your boss to know you can fix things and that you're willing to go beyond expectations--but it's when you bring new ideas to the table that you really shine. It shows that you put your heart into what you do and that you're committed to being truly valuable to the team and organization.

Of course, all of this is part of the overall job of building and maintaining a good relationship with your boss. The words don't have to be close to be effective. The first step is always to be seen for who you are and what you can do. Say the things your boss loves to hear--not because they'll advance your career, but because you're a smart, resourceful, responsible, and valuable member of the team.

Lollyn alkuperäinen artikkeli ja muita hänen tekstejä löytyy osoitteella http://www.inc.com/lolly-daskal/5-things-your-boss-loves-to-hear.html

KRITIIKKI SOMESSA EI OLE MAAILMANLOPPU

Olen menossa huhtikuussa kouluttamaan some-asioita. Aiheena on tarinankerronta. Sosiaalinen media on muuttanut tarinoinnin ihan kaikkien oikeudeksi. Ja asiakkaiden kriittiset palautteet ne vasta tarinan synnyttävätkin. Pelottaako?

Organisaatioilla on useita erilaisia lähtökohtia olla sosiaalisessa mediassa. Oma motivaatio ja tarve on hyvä olla kirjattuna ylös ennen liikkeelle lähtöä. Silloin somessa oleminen tuottaa myös arvoa. Niin itselle, asiakkaalle kuin muille eri sidosryhmille. Eikä kritiikki ja negatiivinen palautekaan tunnu silloin niin katastrofaaliselta.

Erityisesti somen käytön alussa, kun seuraajia on vähän, on keskeisin tehtävä asiakasta hyödyttävän sisällön luominen. Eli se paljon puhuttu #sisältömarkkinointi. Sisältöä eli tarinoita voi tuottaa itse tai erilaisten kumppaneiden avustamana. Ei kannata myöskään unohtaa asiakkaiden luoman sisällön arvoa. Nämä kolme keinoa mahdollistavat, että some-yhteisöään luova organisaatio voi kasvattaa aitojen seuraajiensa määrää.

Kun seuraajia on jo paljon, sisällön tuottamisen rinnalla kasvattaa merkitystään kriisinhallinta ja kriisiviestinnän lainalaisuuksien ymmärtäminen ja hyödyntäminen. Somessa voi saada helpostikin ikävää palautetta niskaansa, joka pahimmillaan leviää laajalle. Monessa tapauksessa negatiivisen palautteenantajan kokemus tai ainakin tunne kokemuksesta on aito. Sitä ei parane käydä kieltämään!

Miten sitten ja kuinka nopeasti negatiiviseen asiakaspalautteeseen kannattaa reagoida?

Ohessa listanomaisesti asioita, joita fiksu ja asiansa osaava some-yhteisön ylläpitäjä ymmärtää huomioida.

1. Oman some-yhteisön koko on syytä suhteuttaa tekemiseen ja omat resurssit modifioida sen mukaisesti. Mitä enemmän käyttäjiä & asiakkaita yhteisöösi liittyy, sitä enemmän vuorovaikutteiseen kommunikointiin kannattaa panostaa, sillä sitä suurempi mahdollisuus siinä piilee liiketoiminnan näkökulmasta. Panostukset maksavat itsensä takaisin, kun kommunikointi on asiakkaita hyödyttävää ja aidosti tehtyä. Maineenhallinta ja mielellään sen kasvattaminen ovat tässä kohdin muistilistan kärkipäässä.

2. Rakenna asiakkaille selkeät palautekanavat someen, jolloin voit ohjata myös negatiivista kirjoittelua pois kaikkien näkyviltä. Varmista aina, että organisaatioosi saa helposti yhteyden ja että palautteen antajan viestit varmasti luetaan ja niihin vastataan. Muistathan, että kaikkea viestittelyä ei tarvitse käydä julkisesti kommenttikentässä. Somessa julkisesti annettuun palautteeseen kannattaa kuitenkin vastata ensimmäisen kerran julkisesti, jotta muut yhteisössä huomaavat, että organisaatiosi huomioi palautteet.

3. Negatiivinenkaan kommentointi somessa ei ole vielä kriisitilanne, jos siihen reagoidaan nopeasti ja asiallisesti. Selvistä virheistä kannattaa hyvittää asiakkaita reilun pelin nimissä. Ja kertoa siitä somessa. Se viestii samalla kaikille some-yhteisössä, että organisaatiosi kantaa vastuunsa ja välittää.

4. Sitten yksi huutamisen arvoinen asia: ÄLÄ SENSUROI! Mikään ei ärsytä enempää kuin se, että organisaatio pyrkii tietoisesti vaientamaan asiakkaan äänen. Samalla se riskeeraa sen, että asiakkaat perustavat omia yhteisöjään, joihin yrityksellä ei ole enää kunnollista rajapintaa.

5. Kuuntele asiakkaita ja etsi tuotekehitysideoita. Ideat voi testata markkinatutkimuksen avulla, jolloin selviää, saavatko ne kaikupohjaa myös koko asiakaskunnassa.

6. Hyödynnä aktiiviset seuraajasi. Voit valjastaa innostuneet asiakkaasi tuottamaan itse sisältöä yhteisössä ja eri some-kanaviisi. Kannattaa selvittää, miten asiakkaasi haluaisivat tuoda itseään tuotteidesi tai palveluidesi käyttäjinä julki. Vinkkinä erityisesti: mahdollista tämä ennen kuin käyttäjät luovat siihen itse omat kanavansa. Kyse voi olla tuotteiden käyttövinkeistä, erilaisista käyttöpaikoista, käyttötavoista, käyttösovelluksista, tuunauksista, hienoista hetkistä tuotteiden/palveluiden parissa jne. Nämä ovat usein sitä parasta some-sisältöä ja tukevat yrityksesi myyntiä ja markkinointia.

7. Ole itse aktiivinen. Jos asiakkaasi ovat innostuneita tuotteistasi tai palveluistasi, osoita että myös yritys on innostunut tuotteistaan. Kommentoi, kiitä anna palautetta takaisinpäin. Mutta älä ole lipevä!

8. Linkitä eri some-kanavia ristiin hyödyntäen kunkin omat erityispiirteet. Sama sisältö käy, mutta käytä sitä kanavan ominaispiirteitä arvostaen. Pieni personointi per kanava on usein paikallaan (Facebook, Pinterest, Instagram, Twitter jne.).

Tässä kirjoituksessa menevät nyt kauniisti limittäin niin sosiaalisen median käytännöt kuin kriisiviestintä. Tärkeintä on muistaa, että ”ei ne pelkät sanat”, vaan myös somessa näkyvät teot. Äläkä ikinä tuota yhteisössäsi sisältöä, joka ei ole totta. 

Annanpa vielä vinkin siitä koulutuksesta. Tutustu http://www.true.fi/tarinoi-tehokkaasti-somessa/