NIINHÄN MÄ JUURI BRIIFFASIN SUA...

Briiffi, toimeksiantokuvaus, työpyyntö. Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Käytetystä nimestä riippumatta kyse on kuitenkin yhdestä oleellisimmista asioista markkinointiin ja viestintään liittyvissä toteutuksissa. Ilman asiallista briiffiä toteuttaminen on ”musta tuntuu” -toimintaa ja lopputulos pahimmillaan turhaa työtä.
  
Aika monesti varsinkin sähköpostilla heitetty ”pyyntö” on tilaajan mielestä kertonut kaiken. Kuluneella viikolla eteeni tuli parikin erilaista toimeksiantoa, joissa tilaus ja sen sisältökuvaus tehtiin sähköpostilla. Asiakkaat ovat jo henkilöinä tuttuja, joten osasin odottaa, että yhden briiffiä täytyy lukea suurennuslasilla & rivien välistä ja toiselle joudun esittämään liudan tarkentavia lisäkysymyksiä, jotta voin olla varma, mitä asiakas todella haluaa. Kolmannen briiffi oli täsmätarkka, jota ei sen kummemmin tarvinnut miettiä. Eikun toteuttamaan.

Kuva Pinterestistäni.

Olen huomannut, että työn ja myös briiffin epäonnistuminen johtuvat lähinnä puutteellisista tiedoista tai siitä, että ymmärrämme asioita eri tavalla – ihan tahtomattamme. Myös tapamme ilmaista voi johtaa harhaan. Jos ei joudu tekemään usein tai ei ole lähtökohtaisesti tottunut viestintä- ja markkinointitöiden tilaaja, voi itsellä olla vääristynyt käsitys siitä miten hyvän ja selvän briiffin on antanut. 

Tämän viikon @-viestinvälitys kuvaa hyvin sitä, miten minulla oli sekä suurennuslasi sumeana, rivit sekaisin ja jouduin tekemään joka tapauksessa myös tarkentavia kysymyksiä.

”Asiakasyrityksestämme pitäisi tehdä case-esitys. Pystytkö hoitamaan casen tekemisen kokonaisuudessaan? Eli asiakkaan haastattelut ja teksti sekä esitteen visuaalinen puoli ja viimeistely siten, että me voimme hoitaa sen itse painoon? Aiempi vastaava esite esimerkkinä liitteenä. Ohessa myös asiakkaalta saatu esitys yrityspäivillemme. Siitä saa paljon taustatietoa. Keskustelin asiakkaan kanssa eilen ja oli puhetta, että haastattelu voitaisiin tehdä marraskuussa. Mielellään mahdollisimman pian, koska meillä on suunnitteilla asiakaskirje, mihin tämä case voitaisiin liittää mukaan. Haastateltavia asiakkaalla ovat…."

No-niin! Olimme puhuneet kuukausi sitten, että voisin tehdä juuri tästä kyseisestä asiakkaani asiakkaasta heille www-sivuille referenssitarinan. Puhuimme tästä nimellä case. Briiffissä puhuttiin koko ajan casesta, mutta kyse olikin nyt selvästi esitteen tekemisestä. Myös työn valmistumisen käsite oli tässä aika laaja, toki marraskuu. 

Laitoin vastasähköpostissa asiakkaalle kuittauksen, että otan työn toteutukseen ja tarkensin itse muutamaa käytännön seikkaa sekä kysyin vahvistusta muutamaa toteutuksen sisältöä ja toimintamallia koskien, jotta molemmille on selvää mitä tehdään. Lisäksi muistutin, että aiemmin antamani kustannusarvio CASEn teosta ei nyt ihan suoraan päde tähän, kun kyse onkin esitteestä taittoineen eikä www-toteutuksesta. Eli jos haluavat tarkennetun kustannusarvion vielä erikseen, niin indikoikaa.

Vastakuittauksena sain: ” Joo, näin ymmärsin, minkä vuoksi pyysinkin tuosta esitteestä myös hinnan. Laita kustannusarvio tulemaan niin tiedetään, mitä tulee maksamaan.”

Luin alkuperäisen asiakkaan viestin monta kertaa läpi, mutta ilmeisesti suurennuslasini oli umpilikainen, sillä en minä hänen briiffistään kyllä osannut tulkita, että hän pyysi hintaa vielä uudelleen. 

Tästä esimerkistä näkyi hyvin se, miten ymmärrämme ja kerromme toisillemme asioita epäselvän itsestään selvästi.  Siksi muistuttelen, että hyvä ja mahdollisimman tarkka briiffi antaa työn toteuttajalle valmiudet tehdä työ tuloksellisesti ja tehokkaasti. Tämä takaa puolestaan asiakkaalle mieluisan lopputuloksen. Molempien tyytyväisyys työn tuloksiin on avain hyvin toimivaan ja pitkäjänteiseen yhteistyöhön, jota molemmat osapuolet varmasti tavoittelevat.

Vinkkilistani itse kullekin briiffauksen tekijälle:

1. Pohdi hetki, mitä tavoittelet ja miksi? Millaisen viestin haluat saada perille ja kenelle? Ette kai teetä tätä työtä vain sen takia, että juuri vastaava on ollut tapana samasta asiasta aiemminkin. Ole valmis menemään mukavuusalueen ulkopuolelle, jos tarve vaatii.

2. Mieti ja ennakoi millaista palvelua tai tuotetta olet tosissasi tilaamassa ja mitä se maksaa? Kysy rehellisesti myös halutessasi tarkennusta siihen, mistä hinta koostuu. Älä tingi heti lähtöoletuksena, että hinnassa on kuitenkin ilmaa. Aika monella pienemmällä toimijalla ei ainakaan ole ja hän haluaa aidosti kertoa, mistä kaikesta hinta koostuu.

3. Mieti, millä aikataululla työ pitää saada valmiiksi ja kuinka kauan toteuttamiseen menee aikaa. Huomio oma aika kommentointikierroksiin - ne ovat yleensä projektien piilossa olevia ”aikasyöppöjä”.  Älä myöskään odota valmista parin päivän päähän – paitsi jos olet valmis maksamaan hieman ekstraa siitä, että sinun tilauksesi menee kaikkien muiden töiden edelle. Huomioithan kuitenkin, että kiire näkyy yleensä työn jäljessä ja työ tulee tilaajalle kalliimmaksi.

4. Ole avoin työn toteuttajan ehdotuksille ja luovuudelle. Ammattilaisena hän osaa antaa vinkkejä ja konsultoida sinua kokonaisuuteen liittyvistä yksityiskohdista. Pidä kuitenkin kiinni alkuperäisestä ideastasi, jos se on ainoa oikea tapa toteuttaa juttu juuri teillä. Kerro tämä ja perustelusi myös työn toteuttajalle, jotta hän voi oppia teistä jatkoyhteistyötä ajatellen enemmän.